Wir schimpfen auf Bürokratie – und produzieren sie selbst

Wenn von Bürokratieabbau die Rede ist, richtet sich der Blick schnell auf Politik und Verwaltung. Auf Gesetze, Nachweispflichten und komplizierte Vorgaben. Das aktuelle New-Work-Barometer 2026, über das das aktuelle „personalmagazin“ berichtet, zeigt jedoch: Ein beträchtlicher Teil der Bürokratie entsteht innerhalb der Unternehmen selbst. Und ausgerechnet HR ist besonders stark betroffen.

Fast die Hälfte der HR-Arbeitszeit ist bürokratisch geprägt

Die Zahlen sind bemerkenswert: 67,2 Prozent der Befragten nehmen die Personalabteilung als von Bürokratie betroffen wahr. Im Personalbereich wird der Anteil bürokratischer Tätigkeiten sogar auf 49,7 Prozent der Arbeitszeit geschätzt. Organisationsweit sind es 38,4 Prozent.
Das ist gerade im HR kritisch. Personalabteilungen sollen heute Führungskräfte unterstützen, Talente gewinnen und entwickeln, Veränderungen begleiten und die Organisation strategisch mitgestalten. Wer einen großen Teil seiner Kapazitäten für Administration benötigt, hat dafür zwangsläufig weniger Zeit.

Bürokratie ist auch hausgemacht

Natürlich brauchen Unternehmen Regeln und verlässliche Prozesse. Und viele gesetzliche Anforderungen lassen sich nicht einfach abschaffen.
Doch das New-Work-Barometer lenkt den Blick auch auf die interne Bürokratie: Richtlinien, Steuerungs- und Kontrollmechanismen, zusätzliche Freigaben und Prozesse, die über Jahre gewachsen sind.

Genau an diesem Punkt wird das Thema auch aus unserer Sicht interessant: Nicht jeder Prozess, der einmal sinnvoll war, muss es heute noch sein. Und nicht alles, was sich digitalisieren lässt, sollte in seiner bestehenden Form digitalisiert werden.
Bevor wir einen Prozess optimieren oder automatisieren, sollten wir deshalb fragen: Brauchen wir ihn überhaupt noch – und wenn ja, wie einfach kann er sein?

Bürokratieabbau als Teil moderner Organisationsgestaltung

Aus unserer Perspektive geht es deshalb nicht darum, möglichst viele Regeln abzuschaffen. Es geht darum, Strukturen und Prozesse bewusst zu hinterfragen:

      • Wo entstehen unnötige Schleifen?
      • Wo werden Informationen mehrfach erfasst?
      • Wo verhindern Zuständigkeiten schnelle Entscheidungen?
      • Und wo bindet Administration wertvolle Kapazitäten?

Ein interessanter Ansatz aus dem Beitrag sind sogenannte „Bürokratie-Buster-Teams“, die bestehende Regeln und Prozesse regelmäßig auf ihren tatsächlichen Nutzen prüfen.

Unser Fazit:

Unternehmen müssen nicht darauf warten, dass Bürokratie von außen weniger wird. Sie können im eigenen Haus anfangen.

Gerade HR bietet dafür offenbar erhebliches Potenzial. Wer Prozesse vereinfacht, Verantwortlichkeiten klärt und erst anschließend sinnvoll digitalisiert oder automatisiert, schafft Freiräume für die Aufgaben, bei denen Menschen tatsächlich den Unterschied machen.

Der wirksamste Bürokratieabbau beginnt oft direkt vor der eigenen Tür. Weniger unnötige Prozesse schaffen mehr Raum für Verantwortung, Geschwindigkeit und echte Personalarbeit.

Inspiriert vom Beitrag „Bürokratieabbau“ im aktuellen „personalmagazin“ und den Ergebnissen des New-Work-Barometers 2026